Nach zehn dreißig bereits stattgefundenen #bookupDE-Treffen und den dabei gewonnenen Erfahrungen, möchte ich mich in diesem Beitrag sowohl der Vorbereitung und Durchführung widmen als auch Möglichkeiten aber auch Grenzen dieses Formats aufzeigen.

Ein passender Ort für ein #bookupDE

• Der Ausrichter (Buchhandlung, Verlag, Bibliothek etc.) sollte mindestens über einen aktiven und aktuellen Social-Media-Kanal (meist Facebook oder Twitter) und eine Webseite verfügen.
• Der Ausrichter ist bereits gut vernetzt (online wie offline), so dass sich schnell interessierte Teilnehmer finden lassen.
• Der Ort des Geschehens lässt sich bestenfalls auch gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen.

Am besten im Team organisieren

• #bookupDE-Treffen lassen sich besonders gut zu zweit organisieren: Ausrichter UND aktiver Onliner (Multiplikator).
• Du möchtest gerne Ausrichter sein, dann schließe dich doch mit einem aktiven Onliner aus deiner Umgebung kurz.
• Du könntest dir als aktiver Onliner einen Ort besonders gut für ein #bookupDE vorstellen, dann nimm Kontakt zum möglichen Ausrichter auf.
• Vorteile der Team-Organisation: Größere Reichweite der Einladung, andere Ansprache durch Ausrichter oder Onliner

Erste Planung

• Ist der Ausrichter bei Facebook, sollte er auch Mitglied der #bookupDE-Gruppe (400 knapp 700 Mitglieder aus ganz Deutschland) werden, um dort an den Erfahrungen teilzuhaben, die Veranstaltung anzukündigen und Interessierte zu finden.
• Überlegungen anstellen, was den Teilnehmern geboten werden soll. Dies können z. B. sein: Öffnung außerhalb der Geschäftszeiten, Blick hinter die Kulissen, personifizierte Buchvorstellungen etc.
• Gemeinsam mit dem internen Orga-Team sollte ein Termin vereinbart werden. Ist man sich unsicher, kann man in der Gruppe den Termin auch durchaus zur Diskussion stellen.

Vor dem #bookupDE

• Treffen mit Datum aber ohne Details gerne früh in der Gruppe ankündigen, um Terminkollisionen zu vermeiden. Interessierte können sich den Termin bereits notieren.
• Spätestens zwei Wochen (maximal 4 Wochen) vor Termin das Treffen in der Gruppe als Veranstaltung anlegen. Von dort kann es auch auf der eigenen Seite, im Profil und in anderen Netzwerken geteilt werden.
• Die Veranstaltung im eigenen Blog/Webseite ankündigen.
• Eine Ankündigung auf dem #bookupDE-Twitter-Account übernehme ich.
• Zeitliche Eingrenzung nicht vergessen, damit die Teilnehmer planen können. 1,5 Stunden haben sich als guter Zeitrahmen erwiesen.
• Social-Media-aktive Freunde des Ausrichters gezielt ansprechen und einladen. Je mehr aktive Twitterer und Facebooker desto mehr Reichweite, Aktivität und Attraktivität hat das #bookupDE.
• Textvorschlag: “Du bist buchbegeistert, kennst dich in den sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Instagram etc.) aus und/oder betreibst sogar einen eigenen Blog? Dann bist du bei unserem #bookupDE-Treffen genau richtig! Wir – das sind buchbegeisterte Onliner aus Deutschland, Österreich und der Schweiz – treffen uns in Buchhandlungen, Verlagen, Bibliotheken oder sonstigen “bibliophilen” Orten und berichten per Smartphone live oder zeitversetzt im Blog mit dem Hashtag #bookupDE über die jeweilige Veranstaltung. Deshalb heißt die Devise bei uns auch “Handy RAUS! statt Handy aus.”. Aufgeschlossene Offliner sind ebenfalls willkommen.”

Am Tag des #bookupDE

• Getränke und Knabberzeug o.ä. bereitstellen
• Ausdruck mit dem Hashtag #bookupDE vorbereiten und gut sichtbar anbringen
• Übersicht der eigenen Social-Media-Kanäle erstellen (mündlich oder schriftlich)
• Liste der Teilnehmer bereitlegen, eventuelle Absagen bei FB überprüfen
• Wenn möglich WLAN-Gastzugang für die Teilnehmer schalten, das macht Freunde und erhöht die Beitragsfrequenz!
• Malerkrepp und Edding bereitlegen, damit die Teilnehmer Namensschilder erstellen können, opt. Plakat erstellen, um Social-Media-Alias eintragen zu können

Start des #bookupDE

• Begrüßung der Teilnehmer
• Hinweis auf das besondere Format eines #bookupDE: “Handy RAUS!  statt Handy aus.”
• Nochmals der Hinweis auf den Hashtag #bookupDE
• Vorstellung der eigenen Social-Media-Kanäle und des geplanten Programms
• Kurze Vorstellungsrunde der Teilnehmer. Auf Barcamps hat sich die Vorstellung mit drei Hashtags, die etwas über die Person aussagen, bewährt.
  Beispielsweise: “Meine Name ist XY, meine Hashtags sind #neugierig #Kinderbücher #rote Schuhe

Nachbereitung

• Beiträge mit dem Hashtag #bookupDE sammeln und zu einem Storify zusammenfügen.
• Im eigenen Blog über die Veranstaltung berichten.
• Weitere Blogbeiträge/Stimmen der Teilnehmer sammeln und in den Netzwerken teilen

Möglichkeiten eines #bookupDE

Als Teilnehmer und Ausrichter (als aktiver Onliner bei arsEdition) einiger #bookupDE-Treffen kann ich nur bestätigen, dass dieses Format einen echten Mehrwert für Ausrichter und Teilnehmer bieten kann. Als Teilnehmer kommt man in den Genuss des Außergwöhnlichen: Bücherstöbern nach Ladenschluss, vielleicht noch mit persönlichen Empfehlungen der Mitarbeiter, einen Verlag und seine Mitarbeiter einmal persönlich kennenlernen, einen Blick hinter die Kulissen werfen und last but not least auf viele Buchbegeisterte treffen, die man möglicherweise bislang nur aus dem Netz kannte. Aus Online wird Offline und umgekehrt.

Felix Wegener, mit dem ich das #bookupDE bei arsEdition organisierte, beschrieb die Möglichkeiten so:

Für Firmen/Einrichtungen/Händler/etc. aus der Buchbranche ist die Möglichkeit ein bookup durchzuführen ein fast perfekter Transport vom Analogen zum Digitalen.
Onliner, Blogger, Freunde, Kollegen oder einfach Buch-Interessierte treffen sich am Veranstaltungsort – in der Buchhandlung, im Verlag oder in einer Bibliothek – und bekommen dort (bestenfalls) die Geschichte des Veranstalters zu hören, besondere Produkte präsentiert oder auch Einblicke in Prozesse und Abläufe.
Zum anderen aber besteht auch immer die Chance auf ein direktes, persönliches Gespräch, ein Vernetzen in persona. Als Gastgeber (in den Räumen des Verlag arsEdition) eines bereits vergangenen bookup kann und darf ich diese Art von ‘Breaking Boundaries’ nur wärmstens empfehlen. […]

#bookupDE sei Dank, 20 neue Likes auf #facebook und 10 neue Follower in dieser Woche!

— Stadtbücherei Hilden (@Hi_Buecherei) October 28, 2014

Es gibt aber auch Grenzen

Ein #bookupDE-Treffen kann nur funktionieren wenn genügend zum medialen Austausch bereite Onliner anwesend sind. Hierfür ist es wichtig, als Ausrichter über ausreichend Multiplikatoren zu verfügen (oder sich eben einen aktiven Onliner mit an Bord zu holen), die das angekündigte Treffen ins Netz tragen und bestenfalls auch vor Ort anwesend sind. Ein Onliner macht noch kein #bookupDE! Dass für ein erfolgreiches Treffen nicht unbedingt 50 Gäste (arsEdition) vonnöten sind, zeigt das mit 10 Teilnehmern ebenfalls sehr gelungene #bookupDE in der Stadtbücherei Hilden. Weitere Fragen beantworte ich gern in den Kommentaren 🙂

Dieser Beitrag wurde am 11. Januar 2015 geringfügig überarbeitet.

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